Percorrer os austeros corredores do primeiro andar da Faculdade de Medicina da Universidade de Coimbra e entrar no gabinete de Helena Matos é, por si só, uma experiência. Do frio da pedra e eco do bater das solas dos sapatos no chão, a meia luz, abrem-se as portas que dão acesso a um espaço em tudo oposto: luminoso, verde e afável. Há dezenas de vasos com plantas da secretária ao parapeito da janela, desenhos coloridos nas paredes, postais, fotografias, frases motivacionais e estantes com livros.
Um desses livros é Ser Feliz no Trabalho – Uma viagem científica, humana e criativa pelo bem estar social (Editora RH, 2021), de Reinaldo Santos. A capa dá as primeiras pistas, com as suas folhas de gingko biloba, a árvore que é um fóssil vivo e que para dar fruto precisa de outro exemplar, por isso valoriza o relacionamento e a proximidade além de ser medicinal, utilizada para prevenir doenças. É conhecida como a árvore da resistência e da esperança, porque foi a primeira manifestação de vida a brotar da terra após a destruição de Hiroshima.
Helena Matos também é símbolo de esperança no Serviço de Gestão de Recursos Humanos (RH) da Universidade de Coimbra. Na parede, junto aos quadros pintados pelos filhos Tomás e Maria, lêem-se frases como «Nunca desistir» e «Acredita em ti mesmo». «Aqui é um bocadinho o meu Éden», comenta a directora que foi responsável por uma mudança profunda e potencialmente inspiradora no local onde trabalha.
Natural de Sever do Vouga, Helena conta que começou a trabalhar cedo, aos 12 anos. Fez um pouco de tudo, do trabalho agrícola às limpezas, mas teimou em estudar e foi o caminho da contínua aprendizagem, com grande esforço económico e de conciliação, que a levou à Universidade de Aveiro e, em 2017, à de Coimbra em comissão de serviço. Quando aceitou o convite para o cargo actual, teve medo. Sabia que o lugar «implicava muitas “ências”, resiliência, paciência» mas sabia que se não aceitasse ia ficar sempre um «se» na sua vida.
Depois de uma passagem pela chefia da divisão da área de processamento, Helena assumiu o actual cargo em 20 de Fevereiro de 2020, início da pandemia de Covid-19. «Fui para casa no final do mês com o meu filho, que é asmático, e agora costumo dizer que se consegui responder a esse desafio acho que consigo responder a qualquer um.» Não só respondeu, como sente que mudou profundamente o ambiente e a motivação dos funcionários. Helena desloca-se de Aveiro a Coimbra diariamente, tem dois filhos pequenos em idade escolar, o marido também trabalha longe e não tem rede de apoio familiar. Na UC, o bem estar de 53 pessoas passou a ser o seu foco profissional e a ferramenta para se obterem melhores resultados em tempos já por si desafiantes.
Felicidade no trabalho
No primeiro confinamento, Helena Matos percebeu que era preciso criar pontos de contacto: permitir que os colegas se vissem e que ela pudesse avaliar o estado mental deles. «Achava que se estava a ser difícil para mim também estava a ser para muitos deles e comecei a dinamizar o Chá das Quatro todas as sextas-feiras, com iniciativas diferentes, desde jogos a pessoas que vinham falar, contactos pessoais meus que lhes pudessem passar uma mensagem positiva», conta. «A intenção era perceberem que do outro lado estava alguém que se preocupava com eles.»
O Serviço de Gestão de RH tem duas divisões: a unidade de atendimento e o arquivo. Atendem-se continuamente milhares de candidatos a concursos para ocupação de cargos na universidade, além das necessidades de mais de três milhares de trabalhadores, entre técnicos, auxiliares e docentes. «Costumo dizer que quem não gosta de pessoas não pode trabalhar aqui», atira Daniela Gonçalves, que também fez parte desta conversa. Trocou a advocacia pela função pública em 2018, trabalha na Divisão da Área de Recrutamento e Gestão de Contrato e só tem elogios para Helena.
«Nós éramos todos muito criativos mas estávamos muito calados. Hoje, quando nos lembramos de alguma coisa e perguntamos se é possível, dizem-nos: «Claro que sim! Vamos para a frente! Vamos fazer!» Isto, para quem tem uma mente que fervilha, é muito bom. Cada trabalhador tem as suas qualidade e a sua forma de trabalhar, todos são precisos e eu aprendo todos os dias com os meus colegas», comenta a jurista. No Serviço de Gestão de RH, o trabalho é atribuído a cada trabalhador consoante as suas capacidades e perfil e há formação contínua – uma coisa inédita ou que «antes não tinha qualquer expressão».
«Ouve-se muito falar na saúde mental mas não se dá a devida importância. Tivemos trabalhadores a precisar mesmo de apoio», explica Helena Matos. «Temos feito coisas muito interessantes, projectos de formação inovadores. Esta equipa teve a sorte de ter um projecto sobre gestão de emoções, com um programa de acompanhamento após a sessão que permitiu à equipa lidar melhor com aquilo que estavam a viver em tempos de pandemia, pessoal e profissionalmente.»
Há vários projectos na universidade relacionados com o bem estar e a felicidade no trabalho. O pontapé de saída foi de Cristina Nogeira da Fonseca com Happy Town. Daniela e Helena também destacam o Well Being at UC, dinamizado pela professora Leonor Pais. «Jamais, em tempo algum, e falo com base nos 17 anos de experiência em instituições de ensino superior, se deu importância a isto. Só na vertente dos alunos mas não no corpo técnico e dos docentes. Cada vez mais as instituições têm de se mentalizar de que as pessoas são o pilar principal das instituições e este reitor tem isto no seu plano estratégico.»
Outro projecto desenvolvido é o UC Teacher, recentemente premiado, que é uma plataforma de gestão de procedimentos concursais. «Já não temos candidaturas em papel, é tudo informático.»
Pensamento positivo
A UC foi uma das primeiras universidades a permitir o teletrabalho no país devido à pandemia de Covid-19, ainda antes da indicação do Governo nacional. «E com as condições, com computadores para quem não tinha, por exemplo», conta Helena Matos. Em tempo recorde, a universidade proporcionou aos trabalhadores a oportunidade de ficarem a trabalhar na segurança do lar e a solução ficou. Apesar de o concelho de ministros ter deixado cair a recomendação do teletrabalho, a UC mantém o regime híbrido com escalas.
A directora de serviços do Departamento de RH, em comissão de serviço pela Universidade de Aveiro onde trabalhou 12 anos (2005 – 2016), admite que «vem de uma tradição diferente» e até que foi sobejamente avisada de que «em Coimbra as coisas não são assim» mas encontrou na actual reitoria a flexibilidade que precisava. «Estamos muito alinhados nisso. A gestão interna que faço, as frases que estão por aí espalhadas, um dia cheguei e colei. Quero que os trabalhadores se sintam bem e não venham trabalhar com a sensação de fardo.»
Helena acredita que o modelo híbrido, de trabalho presencial e teletrabalho ao longo da semana, dignifica o trabalho. «Claro que depois com algumas pessoas funciona e com outras não mas alisamos casuísticamente», afirma, acreditando que dessa forma os trabalhadores e trabalhadoras fazem melhor gestão do trabalho, bem como conciliação com a vida pessoal. Fala sobre o elefante na sala e admite que existe a ideia de que quem trabalha na função pública não tem trabalho. «Mas trabalha-se muito!», dispara. «É preciso desmistificar isso.»
A responsável explica que há trabalhos que exigem muita concentração e preparação, como a análise de uma reclamação de um júri de um procedimento concursal, de forma a que seja bem sustentada. Daniela Gonçalves ocupa-se disso. «Não há monotonia, há sempre uma situação diferente para ser tratada, tudo é urgente e é preciso saber lidar com isso.» A jurista acredita que os cursos de formação técnica faziam falta, porque abrem as portas à componente social e emocional do trabalho na instituição. «Éramos um corpo técnico com muita vontade mas sem feedback», diz Daniela Gonçalves. Helena Matos completa «que nada mexe mais com a vida das pessoas do que o dinheiro» e reclamações acabam por manchar a reputação da «universidade de qualidade certificada».
Valorizar e comunicar
«As pessoas neste departamento não eram valorizados», considera Helena Matos. «Uma coisa que me chocava aqui era não haver um obrigada, um elogio. Quando a Daniela faz um bom trabalho, eu digo-lhe. É isso que dá felicidade no trabalho. No fim do mês não conta só o dinheiro. A Daniela é uma pessoa perfeccionista a fazer o seu trabalho e por isso demora o seu tempo mas quando o faz é exímio. Eu digo-lhe sempre para levar o tempo que precisar porque lhe dou o crédito: se correr bem elogio, se correr mal assumo eu a responsabilidade. O importante é comunicar, dizer que as coisas correram menos bem no sentido construtivo, sem apontar dedos ou atirar culpas, ou justificar os fracassos com os trabalhadores. O melhor de cada um é o melhor de cada um, as pessoas não são comparáveis.»
Saímos do gabinete da direcção e vamos então pôr rostos nos nomes, na equipa que constitui o serviço da academia centenária. Mesmo ao lado, trabalha o grupo mais directo, numa sala toda recuperada que tinha estado fechada e onde se tentou «proporcionar um espaço agradável». Desde logo as secretárias da meia dúzia de funcionários estão viradas umas para as outras. Há plantas e até um Clube de Leitura com uma pequena biblioteca em construção, poltronas e uma mesa. Há homens, mulheres, mais jovens e mais antigos. «Valorizamos muito os estágios, damos oportunidade a muita gente de vir fazer formação connosco», atira a nossa guia.
Do outro lado do corredor escuro, outra e mais outra sala com grandes janelões, sempre com as secretárias a permitir que todos se vejam uns aos outros, plantas e elementos pessoais de cada trabalhador. «Aqui todos falam dos seus projectos, dos seus interesses, há quem goste de pintar, de escrever, de tocar um instrumento, de cantar. Já fizemos um hino, construímos uma árvore de Natal e no Carnaval mascaramo-nos e tirámos fotografias.» Às quartas-feiras, há ginástica para os funcionários, apoiados pelo Projecto Activa + do gabinete de Desporto.
Apesar de parecer, Daniela Gonçalves diz que não foi fácil. «Não sei se por ter 50 anos, uma certa maturidade, já tinha uma perspectiva optimista em relação à mudança mas vi muita gente nova aqui a achar que era uma chatice, que se iam expor, criticavam o passado mas depois se sentiram-se desconfortáveis com a mudança. Partilhávamos estas inquietações, mas a Helena sempre achou: Isto vai.» Todas as salas têm, pelo menos, uma frase motivacional na parede. «Olhe, apanhe o nosso melhor lado!», atira um funcionário ao fotógrafo e todos riem. «Aqui tinha um armário daqueles enormes, horrorosos e pesados, estavam uns de um lado e uns do outro, parecia um muro. Tirámos tudo», descreve Helena.
Há porta-chaves de madeira personalizados do serviço para todos os funcionários. Já houve um piquenique e fizeram t-shirts à medida. Lília Marques, Chefe de Divisão da Área de Recrutamento e Gestão de Contrato, diz que «é muito trabalho, moroso e exigente, devido à necessidade da relação com as pessoas, mas é mais fácil quando temos as pessoas certas com quem trabalhar».
A profissional diz que no seu próprio caso foi bem acolhida mas não sentiu «este abraçar», isso foi algo que se foi construindo, sobretudo a partir do momento em que a actual equipa assumiu funções. «A instituição ajuda, assim que entramos há um sentimento de pertencer à casa e há um orgulho muito grande. Cada um tem o seu lugar aqui e a sua importância, ninguém substituiu ninguém, se conseguirmos passar isso para as pessoas que trabalham connosco todas se sentem importante e que fazem parte.»
Na sala de coordenação da unidade de atendimento, há um perfume no ar e vemos que há um difusor de aromaterapia a funcionar. Também há plantas e a sensação de aconchego. De volta ao corredor, quase no fim da visita, Helena destaca o seu work in progress. «Temos centenas de Diários da República que descobrimos no depósito da antiga Faculdade de Ciências do Desporto e vamos encher os corredores. Há quem diga que deviam eram ir para a fogueira mas eu acho que são relíquias e vamos usá-los para tentar tornar o sítio onde trabalhamos, onde passamos mais tempo, mais confortável e agradável.»
Margarida Caramelo é a única na linha da frente, o rosto no balcão da unidade de atendimento. Por causa da pandemia agora é quase tudo feito online e o que é feito presencialmente funciona por marcação.
Relação com «os doutores»
«Eu recebo alguns docentes e acho que [esta forma de trabalhar] passa; quando recebo seja que doutor for, o problema dessa pessoa passa a ser meu, comecei a criar empatia genuína. Aconteceu com uma pessoa que estava há mais de 30 anos na UC ela me dizer que nunca tinha tido alguém a preocupar-se e resolver o seu problema da forma como aconteceu. Isso para mim diz tudo», conta Helena Matos. «É gradual, mas chegámos à conclusão de que o não saber causa muito inquietação, nós tratamos da vida das pessoas, então percebemos que se transmitíssemos à pessoa os passos que vão ser dados a seguir e os vários intervenientes isso lhes dava alguma tranquilidade. E começámos a fazer isso.»
Daniela Gonçalves garante que houve melhorias no que toca à interacção entre o corpo docente e o departamento. «Está no bom caminho, começam a perceber que não estamos do outro lado da barricada, estamos com eles a fazer o mesmo caminho e isso é muito importante.» A jurista explica que por ser uma instituição pública há um «espartilho» que obriga a obedecer a determinadas regras e princípios, mas já é possível «sair da caixa». «Quando é preciso explicar as coisas, podemos descomplicar, aligeirar o discurso dos emails, mas há um formalismo inicial que tem de ser – a notificação a lei exige que seja formal. Por vezes, os RH agora têm o cuidado de ligar para avisar as pessoas para não se assustarem com os emails, por exemplo.»
Abandonar a documentação em papel e criar um sistema de perguntas frequentes na página dos Recursos Humanos da UC foi outro passo. E a cunha, existe? «Não sinto muito. Sinto transparência nos procedimentos concursais, até pela forma como estão construídos os editais, os critérios que são cada vez mais exigentes. Estamos a tentar recrutar os melhores. Antes o fato estava feito à medida e era só vesti-lo mas a experiência que eu tenho aqui é de que os procedimentos que abrimos são tão exigentes que são claramente para reter os melhores talentos do mercado.»
«Havia pessoas que nem vinham aos concursos porque diziam que os lugares já estavam escolhidos», diz Daniela Gonçalves. «Óbvio que quem já cá está tem vantagem sobre os outros mas no meu concurso, por exemplo, havia pessoas que já cá estavam e fiquei eu. Estamos no bom caminho porque não podemos atrair as pessoas pela remuneração. Nós somos o caminho de passagem, a plataforma para outras carreiras onde a remuneração é maior. A nossa remuneração é pequena. Não trabalhamos pelo dinheiro. O que é bom nisto tudo é ganharmos pouco e ainda assim querermos trabalhar e continuar a fazer.»
Daniela diz que se acabou «o rumor, o aquele disse aquilo, aquela fez aqueloutro.» Que quando superiormente a porta não está aberta para isso, a cultura vai mudando e as pessoas começam a interessar-se verdadeiramente pelo que fazem e pelo que as rodeia. «Notei a evolução de cada colega. Estamos a anos luz em termos profissionais e pessoais, em termos de relação entre nós.» É este o sentimento que também tentam transmitir à comunidade quando ela vai até à Faculdade, como foi o caso das crianças que foram fazer ali o teste ao coronavírus SARS-CoV-2 e que no final recebiam rebuçado. No Natal, há um mercado solidário. «Precisa de mais e melhor comunicação esta cidade porque as pessoas se souberem das coisas vão. Elas querem encontrar-se», diz Daniela.
Helena Matos remata: «Orgulho-me de estar a fazer o meu trabalho aqui em Coimbra, porque sinto que se me for embora amanhã fiz a diferença. Nada se consegue sozinho e não podemos focar-nos nos problemas, temos é de criar soluções. E depois é gratificante ver as coisas a acontecer, os resultados, e ver nos olhos deles o orgulho de estarem aqui e fazerem parte desta casa. Isso não há dinheiro nenhum que pague.»
Cidadãos Cool é uma série de reportagens sobre pessoas que estão a mudar Coimbra para melhor. Queremos ir atrás daquelas pessoas que fazem a diferença nas suas ruas, nos seus bairros, nas suas comunidades.
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